Mobiliteit op topniveau tijdens de NAVO-top 2025. Hoe Euromobil het Ministerie van Buitenlandse Zaken ondersteunde.

Eerder vertelden we al hoe Euromobil betrokken was bij de mobiliteitsoperatie rondom de NAVO-top 2025. In deze blog duiken we dieper in deze bijzondere klantcase en nemen we je stap voor stap mee door de uitvraag, planning en uitvoering. Van opschalen in korte tijd tot het organiseren van een strak gecontroleerd logistiek proces waarin veiligheid, transparantie en betrouwbaarheid centraal stonden.

Voor de NAVO-top 2025 zocht het Ministerie van Buitenlandse Zaken een mobiliteitspartner die snel kon opschalen, volledige transparantie bood en ervaring had met grootschalige projecten. Euromobil organiseerde een mobiliteitsoperatie met 300 voertuigen, een scanstraat, centraal projectmanagement en een logistieke aanpak waarin elke stap vastlag. Tijdens internationale topbijeenkomsten draait alles om planning en betrouwbaarheid. Delegaties moesten dag en nacht beschikken over vervoer met chauffeur, terwijl elke beweging en elk voertuig administratief kloppend moest zijn. Het bestaande wagenpark van het ministerie bood daarvoor niet genoeg capaciteit, waardoor een flexibele externe oplossing nodig was.

De opdracht bestond uit het leveren van 150 personenauto’s en 150 personenbussen voor staatshoofden, ministers en ondersteunende teams. Beschikbaarheid was slechts één onderdeel van de uitdaging. Elk voertuig moest uniform zijn uitgevoerd, schadevrij worden geleverd en volledig traceerbaar zijn in facturatie en schadeafhandeling. Voor een overheidsorganisatie betekent dat dat elke stap aantoonbaar moet zijn. Euromobil richtte daarom een proces in waarbij voertuigen vooraf werden gekoppeld aan digitale dossiers, inclusief nulmeting en administratieve registratie.

De mobiliteitsaanpak van Euromobil

Euromobil nam het volledige traject op zich, van planning en selectie tot uitlevering en retourname. Er werd gekozen voor representatieve modellen uit de D- en E-klasse van Audi, Volkswagen en Škoda. De focus lag op inzetbaarheid en betrouwbaarheid binnen een strak tijdschema. Alle voertuigen werden zonder branding geleverd en vooraf gecontroleerd op schade, uitvoering en uitstraling. Door vaste checkmomenten en duidelijke specificaties bleef de vloot consistent, ondanks de omvang van het project.

Een logistiek proces in duidelijke stappen

De uitlevering vond plaats op Vliegveld Valkenburg. In drie weken tijd werden alle voertuigen verzameld, gecontroleerd en inzetklaar gemaakt. Elke auto doorliep dezelfde vaste werkwijze:

• kwaliteitscontrole door Euromobil
• plaatsing van een voertuigpakket met EHBO en schoonmaakset
• volledige scan via Lensorgate voor een digitale nulmeting

Na deze voorbereiding volgde de overdracht aan de DKDB. Zij waren verantwoordelijk voor veiligheidscontroles, vrijgave voor inzet en de montage van conferentienummerborden. Vanaf dat moment vielen de voertuigen onder permanente politiecoördinatie en werden ze uitsluitend ingezet binnen beveiligde vervoersbewegingen. Tijdens de inzetperiode golden strikte veiligheidsprotocollen. Medewerkers werkten onder geheimhoudingsverklaringen en screenings, terwijl elke voertuigbeweging administratief werd vastgelegd. Na de NAVO-top werd het proces omgedraaid. Na overdracht van de DKDB aan Euromobil Nederland zijn alle voertuigen opnieuw gescand om het dossier per voertuig compleet te maken. Door de combinatie van een nulmeting en een eindmeting kon Euromobil eventuele schades volledig onderbouwen en transparant rapporteren.

Projectmanagement als basis

Naast de logistiek lag ook de volledige administratie bij Euromobil. Het projectteam hield realtime overzicht over planning, schades en facturatie. Onder leiding van commercieel manager Riks Klompstra werden processen zo ingericht dat het ministerie achteraf direct inzicht had in kosten en inzet. Door vaste werkwijzen en korte communicatielijnen bleef het project beheersbaar, ondanks het hoge tempo en de grote aantallen voertuigen.

Alle voertuigen werden volgens planning geleverd en na afloop gecontroleerd ingenomen. Het ministerie ontving een complete en overzichtelijke facturatie, inclusief duidelijke onderbouwing van eventuele schades. De samenwerking werd door de opdrachtgever omschreven als professioneel en prettig. De NAVO-top liet zien dat zakelijke mobiliteit niet alleen draait om voertuigen, maar om structuur, controle en een partner die verantwoordelijkheid neemt voor het hele proces. Met een combinatie van projectmanagement, een flexibel wagenpark en ervaring met complexe opdrachten wist Euromobil een mobiliteitsoplossing neer te zetten die schaalbaar en betrouwbaar is.