Traditionele lease onder druk in een dynamische arbeidsmarkt

Op de HR-afdeling van een grote consultancyorganisatie ging het laatst mis op een manier die veel bedrijven zullen herkennen. Vijf nieuwe medewerkers zouden dezelfde maandag starten op drie verschillende locaties. De voertuigen die waren toegezegd, kwamen niet op tijd. De leaseauto’s liepen vertraging op en de tijdelijke huurauto’s werden pas op het laatste moment bevestigd. HR belde, operations appte, de wagenparkbeheerder probeerde te schuiven, maar het bleef improviseren tot de deadline verstreek.

Het is een praktijkvoorbeeld dat laat zien hoe snel mobiliteit vandaag moet meebewegen. Teams veranderen in een tempo dat traditionele lease niet kan volgen. Projecten starten eerder, medewerkers worden direct ingezet en tijdelijke locaties moeten binnen dagen niet weken operationeel zijn.

Gary Hamel, gerenommeerd managementexpert, vatte deze realiteit ooit scherp samen: “The most resilient organizations are those that can reconfigure themselves quickly without losing momentum.” En precies daar raakt het traditionele wagenparkmodel zijn grenzen. Daarom bouwen steeds meer organisaties bewust een flexibele laag in hun wagenpark in. Zie deze flexibele schil als een structurele schakel die synchroon loopt met het ritme van de operatie.

Jarenlang bood lease voldoende stabiliteit om vrijwel alle mobiliteitsbehoeften op te vangen. Maar het werktempo binnen organisaties is verschoven. Projecten zijn korter en intensiever, personeelsgroei en -krimp gaat in golfbewegingen en tijdelijke locaties moeten direct kunnen draaien. In sectoren zoals bouw, consultancy, logistiek, zorg en onderwijs verschuift de vervoersvraag voortdurend , vaak op momenten die zich niet laten voorspellen.

Dat maakt het lastig om mobiliteit strak te plannen binnen vaste leasecontracten. Organisaties komen tekort op cruciale momenten of dragen kosten voor voertuigen die tijdelijk geen functie hebben. De behoefte aan een mobiliteitsvorm die kan meebewegen met de organisatie wordt daarmee steeds urgenter.

Een flexibele laag in het wagenpark biedt precies die ruimte. Het maakt het mogelijk om voertuigen alleen in te zetten wanneer ze nodig zijn, zonder langdurige verplichtingen zodra de vraag afneemt. Tegelijkertijd vergroot het de wendbaarheid: piekperiodes kunnen direct worden opgevangen, nieuwe medewerkers kunnen per direct mobiel starten en leveringsvertragingen hoeven het werk niet meer stil te zetten. De flexibele laag wordt daarmee een strategisch middel waarmee organisaties hun mobiliteit laten meebewegen met het werk, in plaats van andersom.

Naarmate tijdelijke mobiliteit structureel wordt, groeit de behoefte aan een manier om deze laag net zo professioneel te beheren als de vaste vloot. Ad-hoc bellen en mailen werkt niet meer wanneer tientallen of honderden interne aanvragen per jaar verwerkt moeten worden.

Dit leidt tot plug-and-play oplossingen: systemen die zonder ingewikkelde IT-trajecten direct werken en alle processen rondom tijdelijk vervoer bundelen. Ze tonen precies welke voertuigen beschikbaar zijn, hoe ze worden ingezet en hoe ze door de organisatie bewegen. Daarmee wordt de flexibele laag overzichtelijk, schaalbaar en eenvoudig te sturen.

FlexFleet is zo’n plug-and-play oplossing. Het biedt organisaties een eigen bestelomgeving voor tijdelijk vervoer. Afdelingen zoals HR, operations en wagenparkbeheer kunnen hier aanvragen indienen, volgen en afronden. Het systeem is ontworpen voor snelheid: voertuigen kunnen direct worden besteld, alle afspraken staan vast in het portaal en uitlevering verloopt binnen uren in plaats van dagen.

FlexFleet wordt plug-and-play genoemd omdat het geen implementatieprojecten vereist. Gebruikers kunnen direct beginnen aangezien de workflows al volledig zijn ingericht op het aansturen van een flexibele wagenparklaag. Het maakt van tijdelijk vervoer geen improvisatie maar een gestroomlijnd onderdeel van het mobiliteitsproces.

Flexibiliteit werkt alleen als ze goed georganiseerd is. Zodra tijdelijk vervoer wordt geregeld via losse e-mails, telefoontjes of Excel-lijstjes, wordt het eerder een bron van onzekerheid dan van wendbaarheid.

Een eigen digitale omgeving zorgt voor rust, overzicht en herhaalbaarheid in het proces. Vanuit één systeem wordt zichtbaar welke voertuigen wanneer nodig zijn, wie ze aanvraagt, hoe lang ze worden ingezet en wanneer ze terugkeren. Miscommunicatie valt weg, processen worden sneller en minder foutgevoelig en de organisatie krijgt voor het eerst grip op het tijdelijke deel van het wagenpark.

Voor organisaties die in toenemende mate afhankelijk zijn van tijdelijke inzet en snel kunnen schakelen, groeit zo’n flexibele laag uit van een praktische oplossing tot een bepalende factor in hoe modern wagenparkbeheer wordt ingericht. FlexFleet sluit daar naadloos op aan en laat zien hoe zo’n flexibele laag in de praktijk niet alleen beheersbaar wordt, maar een vanzelfsprekend onderdeel van de mobiliteitsstrategie.